Organiser une manifestation

L’association a besoin des initiatives de tous pour organiser des événements.

  • Concevoir l'événement

Le bénévole conçoit, en concertation avec le siège de l’association, l'événement qui répondra le mieux à la demande des adhérents et du public.

- Il doit alors trouver l'idée originale qui retiendra son attention, suivre le budget et piloter la logistique locale.
- Il élabore le planning des actions à mener.
- Il gère et organise sur le terrain la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc.
- Il peut être amené à compléter des supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…) fournis par le siège.
- Il choisit les prestataires, les fournisseurs locaux (traiteurs, techniciens...).
- Au quotidien, il fait face à des impératifs divers (location de salles, réservation d'hôtels, …).
- Il coordonne toutes les étapes de la mise en œuvre
- Il est l'interface entre le siège de Retina, le public et les intervenants qui vont réaliser l'événement.
- Il a des contacts avec les collaborateurs salariés, analyse ce qu'ils proposent, fait des choix avec eux, coordonne les étapes, les fait valider par la Direction et le Président de l’association.

  • Compétences requises

Créativité et originalité sont une nécessité. C'est une mission où l'idée compte et où la vérité d’hier n’est pas forcément celle de demain. Il faut savoir s’adapter, changer, modifier y compris à la dernière minute pour pallier une absence ou un problème.

  • Réactivité et débrouillardise

Une entreprise qui devait fournir le matériel « sono » pour un gala et qui est en dépôt de bilan à J - 2 ? Que faire.

Au chargé de projet événementiel de trouver une solution de repli immédiate ! Avoir du sang-froid pour gérer les nombreux imprévus de dernière minute est nécessaire. Être débrouillard est aussi bien utile car, parfois, il dispose d'un petit budget pour réaliser son projet.

Ce métier nécessite une bonne résistance au stress ainsi que des qualités relationnelles et rédactionnelles. Il doit savoir échanger, composer et faire travailler ensemble des personnes de milieux professionnels très différents. Un bon relationnel est indispensable. De solides qualités rédactionnelles sont aussi primordiales.

  • Rigueur et sens du détail

Le rendu de l'événement doit être le plus parfait possible. L'image de Retina France en dépend. Il faut donc être rigoureux, prévoyant, penser au moindre détail comme la pose de bandes blanches sur des escaliers noirs ou avertir les serveurs que les personnes sont en grande partie malvoyante.

Il doit avoir le sens des priorités et savoir bien optimiser son temps et ses actions, toujours en relation avec le siège de Retina France.

Contact :  Jennifer KOS au siège de l'association